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Introducción

PUBLICITAR COLOMBIA S.A.S., con domicilio en la ciudad de Bogotá, NIT 900.879.051 – 3, en su calidad de responsable del tratamiento, por medio del presente Manual Interno de Políticas y Procedimientos sobre Tratamiento de Datos Personales da cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables.

Generalidades

• La Ley 1581 de 2012 estableció las reglas y principios aplicables pare la protección y manejo de los datos personales y el Decreto 1377 de 2013 reglamento su aplicación.

El objetivo de la Ley es desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar información de bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el Artículo 15 de la Constitución Política (derecho a la intimidad personal, familiar y al buen nombre), así como el derecho a la información consagrado en el Artículo 20 de la misma.

• Se exceptúan de la aplicación de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, lo relativo a las bases de datos mantenidas en un ámbito exclusivamente personal o doméstico, es decir, las actividades comprendidas en el marco de la vida privada o familiar de las personas naturales.

La entidad encargada de garantizar el cumplimiento de las disposiciones sobre datos personales es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

DEFINICIONES

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o el Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía información de los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Principios

de Proteccion

El tratamiento de datos personales se sujetará a lo establecido en las disposiciones normativas sobre la materia.
Principio de finalidad
El tratamiento de los datos se llevará cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad
El tratamiento de datos personales garantizará el derecho del Titular a obtener de PUBLICITAR COLOMBIA S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de los datos de su interés.
Principio de acceso y circulación restringida
La información sujeta a tratamiento por PUBLICITAR COLOMBIA S.A.S., será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad
Principio de legalidad
El tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean recolectados, almacenados, depurados, analizados, actualizados por PUBLICITAR COLOMBIA S.A.S , y/o por los encargados, atenderá la finalidad legítima informada al Titular de los datos.
Principio de libertad
La información sujeta a tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados.
Principio de seguridad
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información inclusive después de finalizada su relación con algunas de las labores que comprende el tratamiento.

Autorizacion del titular

En el Tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Para ello se establecen mecanismos tendientes a obtener la autorización del Titular, a través de medios técnicos que faciliten la manifestación automatizada tales como escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permiten concluir que otorgó la autorización. Sin embargo, en ningún caso el silencio puede ser asimilado a una conducta inequívoca.

La autorización del Titular no es necesaria cuando se trata de: información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; de datos de naturaleza pública; de casos de urgencia médica o sanitaria; de tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; o de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Para solicitar la autorización del Titular, PUBLICITAR COLOMBIA S.A.S, como Responsable del Tratamiento, adopta procedimientos para solicitar dicha autorización, a más tardar en el momento de la recolección de los datos.

En caso de cambiar la finalidad del Tratamiento, se solicitará una nueva autorización del Titular.

Para efectos de dar cumplimiento a las obligaciones inherentes y necesarias a los servicios y productos que ofrecemos y que son contratados, es necesario obtener mínimo la siguiente información del Titular:

• Nombres y apellidos completos
• Razón social
• Documento de identificación
• Informacion adicional como: dirección, correo electrónico y teléfonos de contactos

Una vez obtenida la autorización

del Titular para recolectar, almacenar, depurar, usar, analizar, circular, actualizar y cruzar con información propia o de terceros.

Esto luego hecho a través de:

Cualquier medio y en forma directa o a través de encargados del tratamiento para realizar actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia, contratación de servicios, facturación, gestión de cobranza, verificaciones y consultas.

Esto aplica a:

Cualquier otra relacionada con nuestros servicios, actuales y futuros para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social, el Titular reconoce que sus datos personales serán recogidos y utilizados para las finalidades contenidas en el presente Manual.

La autorización del Titular constituye una declaración de reconocimiento sobre la persona o entidad que recopila la información, la clase y contenido de la información que se recopila, la finalidad para la cual se recopila y la forma cómo puede ejercer sus derechos, por cuanto la facultad de decisión del Titular sobre sus datos personales implica el reconocimiento que su información es objeto de Tratamiento 

Conforme a las disposiciones legales y a lo establecido en este Manual. PUBLICITAR COLOMBIA S.A.S, adopta las medidas que considere necesarias para mantener y garantizar el registro de cuándo y cómo obtuvo la autorización del Titular de los datos personales.

Derechos

del titular

Disposiciones normativas
sobre datos personales

Conforme a las disposiciones normativas sobre datos personales el Titular tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se les dará a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas sobre datos personales.
• Solicitar la supresión de los datos personales.
• Revocar la autorización mediante la presentación de una solicitud y/o reclamo. Esta no procede cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• Solicitar a la SIC que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos.
• Consultar de forma gratuita sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de Tratamiento de la información.

Para ejercer esos derechos, el Titular puede contactarse a las siguientes líneas: 

Bogotá: PBX: (571) 703 19 69 ó PBX: (601) 571 04 30

También al siguiente correo electrónico, creativo@publicitar.com.co.

Procedimiento para

consultas

Procedimiento para

Reclamos

Requisito de

 procebilidad

Es importante que el Titular o causahabiente tenga en cuenta que sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante PUBLICITAR COLOMBIA S.A.S.

Deberes del responsable y/o encargado del tratamiento

Los deberes del Responsable y/o Encargado del Tratamiento, al momento de solicitar la autorización al Titular, son los siguientes:

InformarInformar al Titular en forma expresa y clara el Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo; el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; los derechos que le asisten como Titular y la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
Informar
ConservarConservar la prueba de la autorización del Titular y de la información que le suministró al momento de obtener dicha autorización, así como la información bajo condiciones de seguridad para impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento o no autorizado.
Conservar
ActualizarActualizar la información e informar de ello al Encargado del Tratamiento.
Actualizar
RectificarRectificar la información y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Rectificar
SuministrarSuministrar al Encargado del Tratamiento la información autorizada.
Suministrar
TramitarTramitar las consultas y reclamos del Titular sobre el tratamiento de datos personales.
Tramitar
AdoptarAdoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de las normas de datos personales.
Adoptar
Re-informarInformar al Titular sobre el uso dado a sus datos.
Re-informar
DisponerPoner a disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización.
Disponer

Finalidades

del tratamiento

En nuestra calidad de responsables del Tratamiento desarrollamos políticas para efectuar el Tratamiento de los datos personales; hacemos constar las políticas de Tratamiento de la información en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo que ponemos en conocimiento de los Titulares.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento será previa y oportunamente comunicado a los Titulares de los datos personales de una manera eficiente.

Por tanto, PUBLICITAR COLOMBIA S.A.S tendrá las siguientes finalidades en el Tratamiento de los datos personales:

• Realizar, a través de cualquier medio en forma directa, actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, verificaciones y consultas, así como cualquier otra relacionada con nuestros servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.
• Generar una comunicación óptima en relación con nuestros servicios y demás actividades.
• Evaluar la calidad de nuestro servicio, satisfacción y otras relacionadas con nuestros servicios.
• Prestar asistencia y servicio personalizado a nuestros clientes.
• Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios contratados con PUBLICITAR COLOMBIA S.A.S.
• Cumplir con las obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, aliados, sus filiales y demás terceros públicos y/o privados, relacionados directa o indirectamente con el objeto social de PUBLICITAR COLOMBIA S.A.S.
• Informar sobre cambios de servicios relacionados con el giro ordinario de los negocios de PUBLICITAR COLOMBIA S.A.S.
• Facilitar la correcta ejecución de las prestaciones de los servicios y productos contratados.

El tipo de tratamiento que se realiza a los datos personales contempla lo siguiente, Compartir la información con:

• El o los encargados del tratamiento.
• Las personas jurídicas que tengan la calidad de proveedores, aliados, y terceros relacionados directa o indirectamente con el objeto social de PUBLICITAR COLOMBIA S.A.S.
• Las filiales y subsidiarias de PUBLICITAR COLOMBIA S.A.S.
• Las personas con las que PUBLICITAR COLOMBIA S.A.S adelante gestiones para efectos de dar cumplimiento a sus obligaciones comerciales, contractuales, legales, administrativas y demás.
• Los terceros que manejan bases de datos para las finalidades establecidas en el presente Manual.
• Cumplir con las disposiciones normativas sobre transferencia de datos a terceros países en caso que dicha transferencia sea necesaria.
• Proveer información a las autoridades que lo soliciten expresamente y en ejercicio de sus funciones o para responder requerimientos administrativos y/o judiciales.

IMPLEMENTACIÓN DE MEDIDAS DE SEGURIDAD

PUBLICITAR COLOMBIA S.A.S., ha desarrollado aplicaciones y procedimientos internos para ofrecer medidas de seguridad en la protección y tratamiento de los datos personales consignados en las bases de datos, además de mitigar el riesgo de acceso y/o uso indebido, fraudulento o no autorizado sobre los mismos.

MODIFICACIONES DEL MANUAL

PUBLICITAR COLOMBIA S.A.S, se reserva el derecho de modificar en cualquier momento y de forma unilateral, el presente Manual o cualquier política o procedimiento relativo al Tratamiento de datos personales, evento que comunicará oportuna y debidamente a los Titulares antes de su aplicación.

FECHA DE VIGENCIA

El presente Manual de Políticas y Procedimiento sobre el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 13 de Mayo 2020 y con duración indefinida.